莱钢物资采购比质比价管理系统的设计与实现
日期：2008-10-8 13:10:07 来源：中国自动化网
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摘 要：莱钢物资采购比质比价管理系统采用结构化的系统分析方法进行设计，数据结构采用规范化设计方法，包括基础管理、招标管理、合同管理、计划管理、采购评估、供应商管理、物价审计等7大功能模块，实现了物资供应活动中主要业务处理的计算机化，极大地提高了工作效率。
关键词：物资采购管理系统；系统设计；ODBC；数据库结构
随着企业的不断发展，物资的采购管理要求越来越规范。传统的手工管理方法工作量大且易出错，已不适应现代化管理的要求。为此，莱芜钢铁集团有限公司(简称莱钢)开发了莱钢物资采购比质比价管理系统。该系统是一个能覆盖供应部门主要业务功能的人机协调、手工和计算机处理相结合的综合管理信息系统,可完成物资供应活动中的计划、比质比价招标采购、合同、供户等有关数据的收集整理工作，向各级业务和管理人员提供管理信息，为管理人员实现正确决策提供依据。
1 系统需求及设计策略
1.1 系统需求
通过详细的系统调研和需求分析，“莱钢物资采购比质比价管理系统”必须满足以下需求：(1)编制供应计划。(2)供应商基本档案、供应商供应物资、供应商供货情况及对供应商评价等信息的管理。(3)比质比价招标管理。(4)合同管理，包括合同执行情况、采购评估等。(5)一些辅助性的代码管理，如物资代码、供应商代码等。
1.2 系统设计策略
1.2.1 系统结构设计策略 采用结构化的系统分析方法，对系统进行层次和模块的划分， 各模块按自上而下的方法进行设计，逐层分解，直到完成所需功能。对模块的设计采用模块内高内聚、模块间低耦合的原则，即设计时尽可能减少模块间的数据、控制参数的传递，减少系统的复杂程度。系统实现将现行业务计算机化，但考虑到计算机处理数据的特点，首先要将原来手工处理业务的流程及系统的管理规范化。尽量采用友好、统一的用户界面，使系统简单易学。同时要考虑到将来系统的扩展，在系统设计时留有一定的扩展余地。
1.2.2 数据库结构设计策略数 据结构的设计采用规范化方法，使数据结构尽可能简单，提高数据的可修改性，减少冗余，保证数据的一致性。同时，考虑到提高处理速度，将主要数据信息集中于一个数据库中，实现数据操作的局部化，使系统具有很高的可修改性。
2 系统结构及其功能
系统流程如图1所示。物资采购一般分为计划管理、招标管理、合同管理3类。根据此情况，编制了3个功能模块(计划管理、招标管理、合同管理)，实现了物资采购的业务处理。
图1 系统流程图
系统对功能模块还进行了补充与限制，编制了3个辅助模块(供应商管理、物价审计、采购评估)。系统功能层次简图如图2所示。其中：
(1)基础管理：对内部管理人员、物品代码、口令维护等基本信息进行设定。实现了信息的自由、组合查询，以及各种报表的打印。
(2)供应商管理：包括供应商基本档案、供应商供应物资、供应商供货情况及对供应商评价的信息录入、修改及查询。通过此模块可以管理、了解供应商的基本情况及其所能供应的物资情况、已供应物资的历史记录，以及由此对其进行的信誉等级评价。
(3)物价审计：由物价审计部门对所需物资的价格等信息进行一定范围的审计。
(4)计划管理：包括供应计划的生成与平衡管理。
(5)招标管理：实现所需物资在各供应商间的比质比价，完成招标采购。
(6)合同管理：包括合同文本、合同执行情况分析、货物验证记录、不合格品处置记录的信息录入、修改及查询。通过它可以及时地了解合同的执行进度及货物的质量情况。
(7)采购评估：根据合同管理中的数据，形成一个采购评价并相应影响到供应商的信誉等级评价。
图2 系统功能层次简图
3 系统的实现
3.1 开发工具选择
为了使研制开发出的系统能满足需要，本着经济实用、操作方便、安全可靠、技术领先等基本原则，本系统采用以下技术：
数据库采用DB2数据库
操作系统：服务器端采用Ｗindows NT4.0；客户端采用Ｗin98
系统主程序使用Powerbuilder开发
3.2 系统体系结构
系统体系结构采用客户机/服务器(Client/Server)方式，处理控制逻辑，显示和数据表及用户交互部分在用户工作站客户端完成。控制数据存取、安全、完整容错和开发的部分在中心的共享计算机(服务器)上完成。它既简化了应用系统的维护，又减轻了客户端负荷，将应用所完成的工作合理地分配到客户机和服务器上，使整个系统能高效运行。
3.3 主要技术的应用
3.3.1 后台处理技术 该系统需要处理大量的数据，如果对这些数据进行前台处理将要耗费大量的时间。为了缩短数据处理时间，利用了DB2的后台处理技术：存储过程和数据库触发器。
(1)存储过程：存储过程是流控制和SQL语句书写的过程，使用时用户只要调用即可。这种已经编译好的过程可以极大地改善SQL性能，而且执行速度快，可以大大减少网络I/O流量，提高应用系统的性能。尤其是在多网络用户的C/S体系下，需要对多表进行插入、删除、更新等操作时，使用存储过程可以有效地防止多客户同时操作数据库带来的“死锁”和破坏数据完整一致性的问题。
(2)数据库触发器：DB2中将触发器的概念引入到了数据库的实体一级，即触发器存储到数据库中，使之在用户对该实体进行指定的操作时触发。数据库触发器增加了DB2的灵活性、保证了数据的安全性。数据库触发器是一种特殊的存储过程，不同的是这种存储过程不是由应用程序的调用来执行，而是通过对数据库表进行插入、更新、删除操作自动地“触发”执行。它的主要优点是不管什么原因造成数据库变化时都自动响应。
3.3.2 ODBC技术运用 在开发过程中，采用了ODBC技术实现了Fox数据库*.dbf的数据到DB2数据库的转换。
4 结 语
莱钢物资采购比质比价管理系统实现了主要业务处理的计算机化，实现了以下主要目标：
(1)建立了高度透明的采购过程监控体系，将企业外的采购活动置于企业内部管理中。
(2)建立了企业采购中的分级分权管理，明确各级管理者、各有关部门及人员的权限。
(3)把生产计划作为采购的来源和依据，把物资采购与生产计划紧密相联。
(4)建立起价格、质量、供应商、合同、采购员、资金的计算机控制机制，为企业在采购中降本增效提供一个科学管理手段、分析方法和监督保障体系。
(5)建立了价格信息、供应商信息体系，各种国内外市场物资、价格信息能实时传送，使企业每天都能够掌握最新的物资价格和市场动态。
在莱钢原料部的使用证明，该系统现有功能所能替代的日常工作已全部脱离手工工作状态，从运行效果来看，已达到了设计的要求，使工作效率大大提高,计划准确率由90.8%提高到97.8%。同时，系统中招标、合同管理模块运行以来,实现了招标信息、合同查询信息调研，进一步规范了采购管理，降低了采购成本。
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关键词：物资采购管理系统；系统设计；ODBC；数据库结构
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随着企业的不断发展，物资的采购管理要求越来越规范。传统的手工管理方法工作量大且易出错，已不适应现代化管理的要求。为此，莱芜钢铁集团有限公司(简称莱钢)开发了莱钢物资采购比质比价管理系统。该系统是一个能覆盖供应部门主要业务功能的人机协调、手工和计算机处理相结合的综合管理信息系统,可完成物资供应活动中的计划、比质比价招标采购、合同、供户等有关数据的收集整理工作，向各级业务和管理人员提供管理信息，为管理人员实现正确决策提供依据。
——可——编——程——控－制－器－技——术——门——户
1 系统需求及设计策略
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1.1 系统需求
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通过详细的系统调研和需求分析，“莱钢物资采购比质比价管理系统”必须满足以下需求：(1)编制供应计划。(2)供应商基本档案、供应商供应物资、供应商供货情况及对供应商评价等信息的管理。(3)比质比价招标管理。(4)合同管理，包括合同执行情况、采购评估等。(5)一些辅助性的代码管理，如物资代码、供应商代码等。
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1.2 系统设计策略
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1.2.1 系统结构设计策略 采用结构化的系统分析方法，对系统进行层次和模块的划分， 各模块按自上而下的方法进行设计，逐层分解，直到完成所需功能。对模块的设计采用模块内高内聚、模块间低耦合的原则，即设计时尽可能减少模块间的数据、控制参数的传递，减少系统的复杂程度。系统实现将现行业务计算机化，但考虑到计算机处理数据的特点，首先要将原来手工处理业务的流程及系统的管理规范化。尽量采用友好、统一的用户界面，使系统简单易学。同时要考虑到将来系统的扩展，在系统设计时留有一定的扩展余地。
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1.2.2 数据库结构设计策略数 据结构的设计采用规范化方法，使数据结构尽可能简单，提高数据的可修改性，减少冗余，保证数据的一致性。同时，考虑到提高处理速度，将主要数据信息集中于一个数据库中，实现数据操作的局部化，使系统具有很高的可修改性。
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2 系统结构及其功能
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系统流程如图1所示。物资采购一般分为计划管理、招标管理、合同管理3类。根据此情况，编制了3个功能模块(计划管理、招标管理、合同管理)，实现了物资采购的业务处理。
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图1 系统流程图
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系统对功能模块还进行了补充与限制，编制了3个辅助模块(供应商管理、物价审计、采购评估)。系统功能层次简图如图2所示。其中：
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(1)基础管理：对内部管理人员、物品代码、口令维护等基本信息进行设定。实现了信息的自由、组合查询，以及各种报表的打印。
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(2)供应商管理：包括供应商基本档案、供应商供应物资、供应商供货情况及对供应商评价的信息录入、修改及查询。通过此模块可以管理、了解供应商的基本情况及其所能供应的物资情况、已供应物资的历史记录，以及由此对其进行的信誉等级评价。
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(3)物价审计：由物价审计部门对所需物资的价格等信息进行一定范围的审计。
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(4)计划管理：包括供应计划的生成与平衡管理。
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(5)招标管理：实现所需物资在各供应商间的比质比价，完成招标采购。
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(6)合同管理：包括合同文本、合同执行情况分析、货物验证记录、不合格品处置记录的信息录入、修改及查询。通过它可以及时地了解合同的执行进度及货物的质量情况。
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(7)采购评估：根据合同管理中的数据，形成一个采购评价并相应影响到供应商的信誉等级评价。
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图2 系统功能层次简图
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3 系统的实现
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3.1 开发工具选择
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为了使研制开发出的系统能满足需要，本着经济实用、操作方便、安全可靠、技术领先等基本原则，本系统采用以下技术：
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数据库采用DB2数据库
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操作系统：服务器端采用Ｗindows NT4.0；客户端采用Ｗin98
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3.2 系统体系结构
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系统体系结构采用客户机/服务器(Client/Server)方式，处理控制逻辑，显示和数据表及用户交互部分在用户工作站客户端完成。控制数据存取、安全、完整容错和开发的部分在中心的共享计算机(服务器)上完成。它既简化了应用系统的维护，又减轻了客户端负荷，将应用所完成的工作合理地分配到客户机和服务器上，使整个系统能高效运行。
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3.3 主要技术的应用
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3.3.1 后台处理技术 该系统需要处理大量的数据，如果对这些数据进行前台处理将要耗费大量的时间。为了缩短数据处理时间，利用了DB2的后台处理技术：存储过程和数据库触发器。
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(1)存储过程：存储过程是流控制和SQL语句书写的过程，使用时用户只要调用即可。这种已经编译好的过程可以极大地改善SQL性能，而且执行速度快，可以大大减少网络I/O流量，提高应用系统的性能。尤其是在多网络用户的C/S体系下，需要对多表进行插入、删除、更新等操作时，使用存储过程可以有效地防止多客户同时操作数据库带来的“死锁”和破坏数据完整一致性的问题。
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(2)数据库触发器：DB2中将触发器的概念引入到了数据库的实体一级，即触发器存储到数据库中，使之在用户对该实体进行指定的操作时触发。数据库触发器增加了DB2的灵活性、保证了数据的安全性。数据库触发器是一种特殊的存储过程，不同的是这种存储过程不是由应用程序的调用来执行，而是通过对数据库表进行插入、更新、删除操作自动地“触发”执行。它的主要优点是不管什么原因造成数据库变化时都自动响应。
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3.3.2 ODBC技术运用 在开发过程中，采用了ODBC技术实现了Fox数据库*.dbf的数据到DB2数据库的转换。
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4 结 语
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莱钢物资采购比质比价管理系统实现了主要业务处理的计算机化，实现了以下主要目标：
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(1)建立了高度透明的采购过程监控体系，将企业外的采购活动置于企业内部管理中。
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(2)建立了企业采购中的分级分权管理，明确各级管理者、各有关部门及人员的权限。
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(3)把生产计划作为采购的来源和依据，把物资采购与生产计划紧密相联。
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(4)建立起价格、质量、供应商、合同、采购员、资金的计算机控制机制，为企业在采购中降本增效提供一个科学管理手段、分析方法和监督保障体系。
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(5)建立了价格信息、供应商信息体系，各种国内外市场物资、价格信息能实时传送，使企业每天都能够掌握最新的物资价格和市场动态。
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在莱钢原料部的使用证明，该系统现有功能所能替代的日常工作已全部脱离手工工作状态，从运行效果来看，已达到了设计的要求，使工作效率大大提高,计划准确率由90.8%提高到97.8%。同时，系统中招标、合同管理模块运行以来,实现了招标信息、合同查询信息调研，进一步规范了采购管理，降低了采购成本。
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